1. COME ERAVAMO

Le sale di videoconferenza allestite negli anni scorsi rappresentano ancora oggi per molti l’idea di collaborazione video. Si tratta in genere di sale riunioni in cui venivano inseriti uno o più dispositivi di visualizzazione, di solito televisioni o monitor di grandezza paragonabile a quella presente nelle abitazioni. Il modello che si seguiva era spesso quello della “TV nella sala da pranzo” e il luogo deputato a ricevere questi sistemi era la Sala del Board o comunque una stanza di prestigio.

Figura 1: Allestimenti "Classici" di sale di Videoconferenza

Le sale riunioni sono state dunque invase di oggetti nuovi, non sempre esteticamente attraenti, e, spesso, non facili da utilizzare. C’erano vari motivi per cui si seguiva questo stile ed erano fondamentalmente tecnologici: la qualità video non era così elevata da poter essere ingrandita su monitor giganti, che peraltro al’epoca erano molto costosi o addirittura non esistevano. Tuttavia la videoconferenza di quegli anni, con le difficoltà della fase pionieristica, è stata ed è ancora utile a molte aziende ed organizzazioni in tutto il mondo.

2. QUALCOSA E’ CAMBIATO

Intorno al 2006-2007 la tecnologia di collaborazione video ha fatto un grosso balzo in avanti con l’introduzione dell’alta definizione, che da un lato serve a vedere più chiaro e distinto (utile in certe applicazioni), ma soprattutto consente di generare immagini a dimensione naturale, fornendo quello che chiamiamo “EFFETTO PRESENZA”. Nel frattempo altri settori tecnologici adiacenti al nostro hanno fatto progressi e quindi i display a grande formato sono oggi disponibili a prezzi accessibili e anche la connettività a larga banda passante, indispensabile per ottenere l’Alta Definizione, non è più nè rara né costosa. Questa situazione fortunata consente dunque di avere oggi non più sale meeting con televisioni negli angoli, ma veri e propri ambienti di lavoro in cui replicare il “miracolo” dell’effetto presenza reale.

Figura 2. Telepresence Cisco

Figura 3: Telepresence di Cisco-TANDBERG

Insieme alla qualità dell’immagine si è lavorato molto sulla semplicità d’uso dello strumento video proprio per evitare che, oltre alla presenza reale, si dovesse sopportare la presenza fastidiosa della tecnologia stessa (bottoni, telecomandi, opzioni…). Questo ha comportato un benefico irrigidimento dei sistemi a tutto vantaggio della concentrazione nel meeting, si pensi per esempio alla posizione bloccata delle telecamere o dei posti a sedere in alcune sale di telepresence.Tutto questo ci porta a pensare che se l’utilizzazione media della sale di videoconferenza “classica” era intorno al 5% del tempo oggi potrebbe decisamente aumentare e le prime statistiche delle sale di telepresence collocherebbero quest’indice anche al 30-50%. E’ di tutta evidenza l’enorme ritorno sull’investimento di questa circostanza.

3. LA TECNOLOGIA DA SOLA NON CAMBIA LE AZIENDE

Vendendo e installando materiali di videoconferenza da 10 anni, mi sono reso conto che l’adozione di questi strumenti all’interno delle aziende dipende da un processo estremamente complesso. D’altra parte solo una consapevolezza generale e l’integrazione con la vita lavorativa di tutti può generare all’interno dell’impresa i benefici economici e funzionali attesi per questi strumenti. L’esperienza mi ha indicato quali sono i fattori che più influenzeranno la diffusione e l’uso della collaborazione video nei prossimi anni.

a) Dispositivi elettronici.

La scelta tecnologica è diventata enorme ed è declinabile in molti modi, attenzione a fare la scelta giusta e a trovare l’apparato adatto alla propria situazione o applicazione, senza farsi guidare dal timore di spendere troppo. Ci sono oggi sistemi da PC, da sala, di telepresence, infrastruttura di ogni genere, non è così facile districarsi in questa giungla che prolifera ogni giorno di più. L a buona notizia comunque è che oggi la tecnologia è arrivata a maturazione, tuttavia occorre essere seguiti da chi ha esperienza per orientarsi sul’usabilità e la qualità dei sistemi.

b) Connettività.

Nel 2001 la mia azienda vinse un’importante gara internazionale per la fornitura di numerosi terminali video perché proponemmo apparati che funzionavano a 64 Kbps, cioè riuscivano a trasmettere e ricevere audio, video e con un po’ di fortuna anche dati. Si trattava di un vero esercizio di bravura tecnologica, ma la cosa rilevante è che a quei tempi la connettività poteva non essere disponibile. Oggi, senza generalizzare, si trova facilmente, e a un prezzo sempre più conveniente, banda passante maggiore di due o più ordini di grandezza e questo consente di non fare più esperimenti di telecomunicazioni, ma di dare invece collegamenti stabili , qualità HD, connessioni multiple, ecc. Dovendo procurarsi della connettività oggi non è il caso di lesinare ed abbiamo comunque notato che in tante aziende alcune sedi sono già collegate in larga banda parzialmente utilizzata.

c) Architettura degli uffici

Le sale riunioni che hanno ospitato per anni gli apparati per videoconferenza, dovranno cedere il passo per gli incontri a distanza a sale più specializzate o dedicate a questo scopo. Le immagini delle slide 20-27 rappresentano sistemi di telepresence multicodec o monocodec. Come si vede non si tratta più di una televisione su un carrello da mettere in un angolo di una stanza, ma di veri e propri impianti che necessitano di un lavoro di allestimento non trascurabile. Il vantaggio risiede soprattutto nella facilità d’uso e nella qualità di queste nuove ambientazioni. Anche se uno di questi costosi sistemi venisse regalato all’azienda insieme alla connettività necessaria, occorrerebbe trovare uno spazio adatto nell’ufficio, in una posizione comoda per le persone che saranno chiamate ad usarla.

E’ possibile che in futuro, o già ora, si debba pensare al layout di un ufficio considerando oltre agli spazi di lavoro classici, alle sale riunioni, anche un certo numero di sale dedicate ai videomeeting, opportunamente posizionate.

d) Regole aziendali

Una volta dotati di adatti apparati elettronici delle migliori marche, acquistato banda passante in quantità, riorganizzato l’ufficio con l’aiuto di architetti e decoratori, ci aspetteremmo che tutto funzioni al meglio.

i "classici" strumenti aziendali usati per tenersi in contatto non sono più sufficienti ....

Come per incanto, tutti i soggetti aziendali che ritenevamo coinvolti nel processo di collaborazione a distanza, dovrebbero recarsi con entusiasmo e in buon ordine verso le videomeeting room che abbiamo allestito con tanta fatica, rinunciando con piacere alla propria trasferta. Purtroppo tutto questo potrebbe non accadere, occorre ridefinire i regolamenti che consentono i viaggi, riorganizzare le business unit, e soprattutto fare una campagna interna di presentazione e formazione del nuovo strumento di lavoro. Occorre insomma sviluppare un movimento culturale interno parallelamente a una decisa riduzione dei permessi di trasferta. Anche qui sono state sperimentate tecniche di incentivazione, sensibilizzazione e consapevolezza.

4. ALLORA CHI SI OCCUPA DELLA COLLABORAZIONE VIDEO IN AZIENDA?

Osserviamo dunque che lo sviluppo della collaborazione video è determinato da figure aziendali molto diverse e non necessariamente abituate a lavorare insieme. Dell’acquisto dei dispositivi elettronici potrebbe occuparsi un “technology buyer”, che non sarà quello che gestirà una eventuale trasformazione dell’ufficio e men che meno i regolamenti aziendali delle trasferte. Dunque uno dei temi più sentiti oggi è capire chi deve essere il vero “owner” di questo processo che troppo spesso è delegato in maniera insoddisfacente. Negli anni 90 e nei primi anni del millennio, ad occuparsi dell’acquisto erano spesso i Servizi Generali, quando la videoconferenza funzionava su ISDN come le centrali telefoniche. Più recentemente tutto ciò è diventato di competenza IT perché ci si muove su reti informatiche e l’oggetto stesso è divenuto più tecnologico e all’IT people si chiede supporto nell’uso quotidiano di questi strumenti. In futuro è auspicabile che venga fuori un ruolo nuovo di “video manager”, forse quando la collaborazione video sarà più diffusa. Del resto nei primi anni 80 nelle aziende erano presenti i terminali di qualche CED remoto, ma, non esistendo i computer su ogni tavolo (forse non c’era nemmeno un telefono su ogni scrivania) non esisteva nemmeno l’area IT.